تآكل الأوراق.. استثمر في الوقت والجهد وارفع أرباحك مع بداية عام جديد

مع بداية العام الجديد يكون لكل صاحب عمل وقفه مع نفسه لتحديد الأولويات وتحديد الاتجاه المناسب لعمله لزيادة الأرباح وإحكام سيطرته الإدارية...

ولكن هناك العديد من الشركات والمؤسسات في عالمنا العربي مازالت تستخدم الأنظمة الورقية المعتادة لضبط تعاملاتها ولا تتجه للتغيير لاستخدام أنظمة تعتمد على الحاسب الآلي والمتابعة الإلكترونية..في هذا الإطار سألنا مهندس / أحمد سليمان – مدير تنفيذي بشركة سبكترا مايند – سؤال هام وهو:

متى تتجه الشركات لتحويل الأنظمة الورقية لأنظمة إلكترونية؟

فأجاب:

هناك عدد من الأسئلة يستطيع أي مدير عمل أن يقيم من خلالها مدى أحتياج مؤسسته للتحول للأنظمة الإلكترونية منها:

• هل نظام العمل لديك يسير بالسرعة المناسبة لتنفيذ جميع الطلبيات من العملاء؟
• هل يوجد خسائر في الأرباح نتيجة للقصور في سرعة النظام؟
• هل يوجد خسائر في الموارد أو الطلبيات نتيجة وجود أخطاء إدارية؟
• هل تستطيع الجزم أن تكاليفك متناسبة مع أرباحك؟
• هل العملاء – الجدد أو الدائمين – يجدون ما يستحقون من العناية؟
• هل لديك متابعة فورية لدورة رأس المال؟
• هل تقوم بعمل طلبياتك بالشكل المناسب في الوقت المناسب والتكلفة المناسبة؟
• هل تستطيع المفاضلة الفورية بين أرباحك وخسائرك من المنتجات المختلفة؟
• هل تستطيع بدء استثمار جديد مع حساب نسبة الأرباح والخسائر ودرجة المخاطرة؟
• هل تستطيع متابعة العمليات الإدارية وأداء العاملين بدقة من أي مكان وفي أي وقت؟
• هل لديك القدرة على النمو دون أن تفقد السيطرة؟

فهذه الأسئلة على سبيل المثال تحقق تغطية لتقييم الأداء الإداري العام...إذا كانت أغلب إجاباتك نعم ،فقد لا يكون حجم تعاملاتك يحتاج لنظام بديل ، أما إن كانت أغلب الإجابات بـ"لا" فيجب عليك أن تفكر في جدوى استخدام أنظمة الإدارة الإلكترونية.

س:

ما الذي يمنع المؤسسات التي قد تحتاج أنظمة إلكترونية من استخدامها؟

ج:

يوجد عدد من المعتقدات خاصة بالأنظمة الإلكترونية عند الكثير من المؤسسات منها:

• صعوبة التعود على الأنظمة مع نقص الخبرة بالكمبيوتر.
• تكلفة العمالة المدربة على الكمبيوتر أكبر من الغير مدربة على استخدامه.
• النظام الورقي أكثر أمانا في حفظ المستندات وعدم تعرضها للتلف أو المسح.
• النظام الورقي معقد لدرجة كبيرة ، ومن الصعب تحويله للعمل على الحاسب الآلي.
• تكلفة الأنظمة الإلكترونية مرتفعة مقارنة بالأنظمة الورقية.

س:

تبدو هذه المعتقدات سليمة.. فهل لسيادتكم رد عليها؟

ج:

نعم..ظاهر هذه المعتقدات أنها سليمة ولكنها غير ذلك وهذا يعتمد على الشركة التي توفر لك الخدمة.

فمثلا قد توجد صعوبة في استخدام الأنظمة الإلكترونية إذا لم يتم التدريب عليها بشكل كاف..ولكن إن تم التدريب على يد متخصصين فلا توجد صعوبة إطلاقا في استخدام هذه النظم..شركة سبكترا مايند مثلا تقدم تدريب مجاني على النظم التي تنفذها وتقوم بتقديم ملفات مساعدة "Help files" فيديو ومصورة لمن يطلبها من عملائها،بل إن أغلب الأنظمة التي تنفذها الشركة لا تحتاج إلى خبرة خاصة بالكمبيوتر للعمل عليها.

أما عن تكلفة العمالة المدربة ففيها جزئين:

• العمالة التي عندك ستقوم بتقديم التدريب لها ، دون أن تحتاج عمالة مدربة بالأصل.
• عدد العاملين على الأنظمة الإلكترونية يكون أقل في العادة من العاملين على الأنظمة الورقية.

أما عن الأمان في حفظ المستندات .. فالأنظمة الإلكترونية تحقق عدة مميزات في هذا الإطار مثل إمكانية طباعة المستندات للاحتفاظ بها في صورة ورقية ، ووضع ضوابط وكلمات مرور وصلاحيات لكل مستخدم لعدم الاطلاع على البيانات التى لا يستخدمها ، كما يمكن الأحتفاظ بنسخ احتياطية من البيانات على أي نوع من أنواع الوسائط ..كما تقدم شركة سبكترا مايند خدمة خاصة Web Server Data Backup للاحتفاظ بالبيانات على سيرفر عالمي مؤمن مما يقلل احتمالات فقدها لحوالي الصفر.

س:

وماذا عن الأنظمة الورقية المعقدة ، هل يمكن تحويلها لأنظمة إلكترونية؟

ج:

لا يوجد نظام ورقي يستحيل تحويله لنظام إلكتروني ، ولكن الأنظمة الأكثر تعقيدا تحتاج لدراسة أعمق ، وهذه الدراسة لا تكلف العميل الكثير..بل إن شركة سبكترا مايند تقدم هذه الدراسة مجانا لكل العملاء الذين يتعاقدون لتنفيذ أنظمة إلكترونية ، ويقوم بها مهندسون متخصصون في تحليل وتطوير النظم.

س:

إذا تكلفة تحليل النظام لا شئ ، ولكن هل التكلفة الكلية للتحول للنظم الإلكترونية مرتفعة؟

ج:

تختلف التكلفة من نظام لآخر حسب درجة تعقيده وتقنية ووقت العمل عليه وعدد الأفراد القائمين على تنفيذه..ولكن التكلفة الكلية للنظام غالبا لا تكون مرتفعة والكثير من المؤسسات توفر عن طريق تنفيذ نظام إلكتروني من النفقات والهوالك والهدر في دورة رأس المال و القرارات الخاطئة وغالبا حجم التوفير من النظام يغطي تكلفته في فترة قصيرة جدا..

غير أن النظام الإلكتروني لكل مؤسسة متناسب مع حجمها وبالتالي تكلفة الإنشاء تكون متناسبه مع حجم المؤسسة..وتستطيع أي شركة أو مؤسسة أو تجارة أن تستعين بالشركات الموفرة للخدمة لعمل تقييم مالي مبدأي لتكلفة النظام.

س:

وما هي تكلفة هذا التقييم المالي؟

ج:

نحن في شركة سبكترا مايند نقدم التقييم المالي بدون مقابل ، ولا يشترط التعاقد.

في النهاية، العام الجديد فرصة جيدة لتقييم النظام الورقي وفرصة لكل مدير أن يتساءل هل تآكلت الأوراق وحان وقت استبدالها أم لا؟